У многих крупных компаний есть свой корпоративный портал . Имеется в виду не официальный сайт, созданный для общения с клиентами и партнерами, а внутренний сайт компании, предназначенный исключительно для ее сотрудников. Что это - роскошь или реальная необходимость?

Начнем с того, что корпоративный портал - это не совсем веб-сайт, хотя он на него и похож. Функции корпоративного портала шире, чем функции среднестатистического сайта . Такой портал представляет собой веб-интерфейс, который объединяет в себе функции информационного ресурса, социальной сети и хранилища документов и других файлов. Обычно корпоративный портал доступен только во внутренней сети организации (интранете) - человек «со стороны» на него не зайдет.

Зачем компании нужен корпоративный портал? Во-первых, он обеспечивает связь между разным отделами и подразделениями компании , сокращая время на передачу важной информации. Особенно это актуально для банков и других организаций, у которых есть много подразделений (в рамках одного города или в разных городах). Вместо того, чтобы уведомлять каждый филиал о нововведениях, можно разместить информацию на корпоративном портале, чтобы все получили ее в срок.

Во-вторых, корпоративный портал обеспечивает эффективную коммуникацию сотрудников . Это особенно важно при работе над совместными проектам. Как и в предыдущем случае, каждый сотрудник может максимально быстро передать требуемую информацию адресату. Персонал имеет легкий доступ к необходимым данным. Кроме этого, интегрированная в портал социальная сеть восполняет недостаток сотрудников в общении - лучше пусть они общаются на портале по рабочим вопросам, чем сидят на «Одноклассниках».

В-третьих, корпоративный портал облегчает документооборот и ведение отчетности . Общий файловый хостинг позволяет загружать нужные документы прямо на портал. Это облегчает совместное редактирование документов. К тому же, резервная копия рабочих материалов никогда не помешает.

Корпоративный портал можно также использовать для обучения и адаптации нового персонала, укреления горизонтальных связей между подразделениями, уменьшения потребности в командировках. Процесс работы в организации станет более прозрачным . Это нужно и сотрудникам (осведомленность о специфике деятельности компании - важная составляющая мотивации), и начальству (легче контролировать процесс работы сотрудников).

Конечно, есть у корпоративных порталов и свои недостатки. Разработка, настройка и поддержка и администрирование портала должны осуществляться квалифицированным специалистом , которому нужно платить. Добавьте сюда временные и денежные расходы на обучение сотрудников пользованию порталом.

Также возможна утечка корпоративных данных к конкурентам в случае взлома портала. Иногда конкурентам даже не приходится пользоваться услугами хакера - достаточно одного недобросовестного работника, готового «слить» внутреннюю информацию конкурентам за определенную плату. Так что очень важно обеспечить максимальную защищенность портала - а это опять-таки расходы.

Существует несколько подходов к созданию корпоративного портала. Можно заказать разработку портала с нуля , тогда он будет максимально отвечать вашим индивидуальным требованиям. Но такая разработка стоит недешево, занимает много времени, плюс нужно будет платить разработчикам за постоянную поддержку. Можно купить готовую платформу , которую придется доработать под свои нужды - но для этого, скорее всего, понадобятся узкопрофильные специалисты.

Поэтому в большинстве компаний предпочитают покупать готовые решения на базе системы управления содержимым (CMS) . Такие системы имеют интуитивно понятный интерфейс, так что после установки и настройки системы специалистами администрировать корпоративный портал сможет практически любой сотрудник. Ему не понадобятся знания программирования или HTML-верстки. Но это не значит, что портал можно оставить без техподдержки - просто в этом случае она обойдется вам дешевле.

Корпоративный портал - это эффективная система внутрикорпоративной коммуникации , позволяющая оптимизировать бизнес-процессы в крупных компаниях с множеством сотрудников, отделений и филиалов. Но если у вас маленькая фирма, весь штат которой помещается в двух кабинетах, вряд ли вам пригодится такой портал - овчинка не будет стоит выделки.

Корпоративный портал – это автоматизированная система управления внутренними информационными ресурсами организации, а так же для коллективной работы над проектами, задачами, документами и общения между сотрудниками и клиентами компании.

Корпоративные порталы могут быть установлены как на корпоративных серверах, так и в облаке. Так как корпоративный портал является едиными ресурсом для агрегирования и работы с информацией, его смело можно назвать внутренней корпоративной социальной сетью со всем присущим ей набором функций.

Основные функции корпоративного портала

Корпоративные порталы получили широкое распространение благодаря своему богатому набору функций покрывающих практически все области необходимые для совместной работы сотрудников организации. Прежде всего, это:

• Внутренние и внешние коммуникации

Порталы позволяют ускорить процесс общения между сотрудниками и с клиентами благодаря привычным для нас мессенджерам и другим инструментам хорошо знакомым нам из социальных сетей. Таких как «живая лента», оповещения и т.д. Возможность создавать различные бизнес чаты по направлениям бизнеса или проектам ускоряет процесс общения и принятия нужных решений. Многие порталы позволяют совершать звонки на телефон, тем коллегам, которых нет онлайн. Так же современные корпоративные порталы позволяют вести общение в рабочих группах и с клиентами компании о реализуемых проектах и решать текущие вопросы.

• Управление задачами и проектами

Задачи и проекты неотъемлемая часть рабочего процесса любой организации. В корпоративных порталах, как правило, есть широкий набор удобных инструментов для работы с ними. Начиная от постановки задачи, управления календарными сроками, механизмов делегирования, чек-листов, готовых шаблонов, заканчивая различными конструкторами и фильтрами. Все это позволяет контролировать своевременное выполнение поставленных задач и оценивать работу сотрудников, получая от них соответствующие отчеты.

• Совместная работа с документами

Функционал многих корпоративных порталов позволяет очень удобно работать с документами. Создавать, редактировать, хранить, настраивать уровни доступа к документам и т.д. При этом очень часто для работы с документом не нужно его скачивать на компьютер, а после завершения выгружать обратно обновленную версию. Сторонние онлайн сервисы, такие как Google Docs и MS Office позволяют работать с документами прямо на портале. Корпоративный портал позволяет удобно делиться документами с коллегами, создавать документам внешние ссылки, как для доступа коллег, так и клиентов.

• Планирование и учет рабочего времени

Результативность работы организации во многом зависит от рабочей дисциплины. С помощью корпоративных порталов вы можете вести учет рабочего времени сотрудников. Они будут отмечать начало и конец рабочего дня, а так же всевозможные перерывы, отсутствия, командировки и т.д. Вся эта информация поможет оптимизировать временные затраты на выполнение проектов и задач. Многие порталы содержат хороший набор инструментов для работы с совещаниями. Массовая рассылка приглашений, планирование совещаний в календарях, а так же оповещение всех участников и итогах и задач проведенного совещания.

• CRM: Клиенты и продажи

Многие корпоративные порталы предлагают функции CRM систем , что позволяет вести базу контактов клиентов и партнеров, с которыми вы сотрудничаете. Возможность фиксации всех звонков и писем не позволит упустить самые важные моменты, а воронка продаж поможет отслеживать эффективность работы отдела продаж .

• HR: Управление персоналом

Корпоративные порталы позволяют легко представлять и управлять структурой компании. Вся необходимая информация о сотрудниках, такая как контактные телефоны, добавочные номера, email и так далее, будет всегда под рукой. Легко посмотреть кто на рабочем месте, кто отсутствует, кто в командировке и кто кого временно замещает, а у кого сегодня день рождения.

• Автоматизация бизнес-процессов

Ничего не ускоряет работу компании и не экономит время, так как это делают автоматизированные бизнес-процессы. Корпоративный портал предлагает автоматизировать ключевые бизнес-процессы, имеющиеся в компании. Рутинные операции, такие как оформление командировки, отпуска, утверждение и оплата счетов могут выполняться в разы быстрее.

Кому и зачем нужен корпоративный портал?

Корпоративный портал, прежде всего очень удобный инструмент для компаний с большим количеством удаленных сотрудников или филиальной структурой. Там где люди не находятся в пределах одного офиса или по роду своей деятельности много передвигаются. Корпоративный портал может служить для них мобильным рабочим местом. Но и для компаний с постоянным персоналом и единым местом локации корпоративный портал будет очень полезен по следующим причинам:

1. Экономия рабочего времени

Быстрее находить и обрабатывать необходимую информацию. Эффективнее общаться с коллегами и ускорять выполнение поставленных задач.

1. Повышайте эффективность работы сотрудников

С помощью корпоративного портала все всегда будут в курсе того, что им необходимо сделать и в какие именно сроки. Рабочие группы позволят делать это эффективнее, а все накопленные знания буду аккумулироваться, и передаваться внутри компании.

1. Оптимизируйте бизнес-процессы

Позвольте вашим документам и информации в буквальном смысле слова летать по вашей организации, а не переползать из кабинета в кабинет.

1. Получите контроль и управляемость

Вы всегда сможете быть в курсе того, кто, где находится, над чем работает и как долго. Обратная связь с сотрудниками станет гораздо быстрее и эффективнее.

1. Повысьте качество управленческих решений и эффективность бизнеса

Отчетность по факту выполнения задач, а анализ загруженности сотрудников поможет принимать вам более качественные решения. Как следствие повысится качество работы компании и ее конкурентоспособность.

Выбор и внедрение корпоративного портала

На данный момент существует, пожалуй, три варианта на выбор:

1. Покупка готового коробочного решения
2. Корпоративный портал как облачное решение
3. Разработка портала с нуля (заказное решение)

Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы, поэтому окончательное решение зависит от размера организации ее задач и целей внедрения.

Ищите инструменты для эффективной совместной работы вашей команды?

Отправьте запрос на бесплатную консультацию

Корпоративный информационный портал (Enterprise Information Portal, EIP) - также известен как корпоративный портал. Информационная автоматизированная система, предоставляющая сотрудникам в едином порядке необходимые сервисы. Корпоративный портал имеет как ограниченный доступ для сотрудников так и (при желании самой компании) свободный доступ для всех желающих. В любом случае система EIP обеспечивает безопасный доступ к единому ресурсу (чаще всего через веб-интерфейс), и в целом корпоративный портал являетя средством агрегирования и персонализации информации.

О назначении первых порталов недвусмысленно говорит первое в истории определение термина: «Корпоративные информационные порталы (Enterprise Information Portal - EIP) - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений» (Кристофер Шайлакс и Джулия Тилман из Merrill Lynch (Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", November 1998).

Порталы первого периода использовались как инструмент для публикации информации от руководства для сотрудников компании. Они представляли собой сайт с информацией о компании, на одной из страниц которого мог быть организован простой внутренний форум. На портале можно было получить информацию о последних организационных изменениях в компании, ознакомиться с новостями. Кроме того, портал выполнял функции простого файлового хранилища.

С развитием технологий функции порталов ширились. Начиная с 2000 года, сотрудники компаний начали использовать портал для поиска необходимой информации, для получения ответов на свои вопросы. Портальные технологии получили развитие в сторону структурирования и классификации данных, повышения скорости и эффективности поиска необходимой информации, а также обеспечения необходимого формата представления полученных результатов. В этот период корпоративные порталы начали выполнять функции баз знаний в различных предметных областях связанных с деятельностью компании.

Определения Gartner

EIP: Выбор и внедрение

Производители корпоративных порталов и решения

2. По назначению.

• B2C (Business-to-Consumer) - Автоматизированные системы электронной коммерции, в которых в качестве продавца выступает юридическое лицо (предприятие, организация), а покупателя - физическое лицо.
• B2B (Business-to-Business) - Автоматизированные системы электронной коммерции, в которых в качестве субъектов процессов продажи и покупки выступают юридические лица (предприятия, организации).
• B2E (Business-to-Employee) - Внутрикорпоративные системы по организации работы персонала компании, отдельных структур или подразделений.

Корпоративные порталы B2C, B2B, B2E включают в себя корпоративные порталы EAP, EIP, EKP, однако на базе последних можно строить и другие самые различные системы.

Исходя из изложенного, корпоративный портал призван решать следующие основные задачи:

1. Создание информационной базы компании с системой классификации и извлечения информации.
2. Предоставление унифицированного (обычный браузер, не требующий никакого специального клиентского программного обеспечения) персонализированного доступа в реальном времени к корпоративной информации и приложениям сотрудникам компании, а также уполномоченным клиентам, поставщикам и партнерам компании, вне зависимости от их территориального расположения.
3. Обеспечение коллективной работы в реальном времени сотрудников компании, а также уполномоченных клиентов, поставщиков и партнеров компании, вне зависимости от их территориального расположения.

Первый пункт решает вопрос с вводом, хранением и извлечением информации. Во многих компаниях число шкафов и папок с различной информацией, разбросанных по различным подразделения, превышает тот предел, когда вообще можно найти в отведенное время требуемую (и лежащую в одной из папок одного из шкафов в одном из подразделений) информацию. А то и еще хуже, когда можно найти устаревшую неактуальную информацию, принять ее за актуальную и использовать при выработке решений.

Второй пункт решает вопрос доступа к информации, доступа, не зависящего от территории и времени суток, но строго персонифицированного. Каждый пользователь может видеть и получать только ту информацию, к которой ему предоставлен доступ.

Третий пункт решает задачи совместной работы, те задачи, которые традиционные корпоративные системы, не могут решить без применения Интернет-технологий, т.е. без использования корпоративных порталов. Эти корпоративные порталы могут использоваться как отдельные подсистемы корпоративных систем, так и как самостоятельные автономные приложения.

Единственное ограничение корпоративного портала – наличие Интернет-доступа, но мобильный Интернет и спутниковый Интернет, практически снимают все территориальные ограничения. Кроме того, корпоративный информационный портал это кросс-платформенное решение, не зависящее также ни от оборудования, ни от приложений.

Приведенные выше определения и вытекающие задачи практически не имеют границ. Ведь в принципе, на основе унифицированного браузера можно создать и корпоративную информационную систему компании любого масштаба. Причем, может, так и было бы, если бы Интернет-технологии появились бы лет на двадцать раньше.

Исходя из всех известных определений, видов порталов и задач, которые ставятся перед ними, дадим следующее общее и краткое определение.

Корпоративный портал - это web -портал компании содержащий корпоративную информацию и сервисы, и обеспечивающий персонифицированный доступ к ним сотрудникам компании и другим уполномоченным пользователям.

Фактически, это определение ставит только два обязательных критерия, по которым приложение может быть классифицировано как корпоративный портал:

1. Web- интерфейс
2. Персонифицированный доступ

Во всем остальном предоставляется полная свобода, что и объясняет многочисленность видов и масштабов корпоративных порталов.

Кроме этой статьи Вы можете посмотреть по тематеке текущего раздела:
6 статей в разделе "Энциклопедия"
в разделе "Статьи".
в разделе "История".
__________________